Der Weg zur sauberen Datenbank

Marketingmaßnahmen sind das A und O für Unternehmen. Ziel ist es die Marktbekanntheit des Unternehmens zu steigern und durch mehr Werbung auf sich aufmerksam zu machen. Eine beliebte Methode ist zum Beispiel das Mailing. Ob nun klassisch via Post oder per E-Mail. Damit der Prozess aber einwandfrei funktioniert müssen die Datenbänke sauber sein. Um eine korrekte Datenbank haben zu können, müssen die Daten mit Hilfe des Validierungsverfahrens überprüft werden. Das nennt man Adressvalidierung. Zuerst wird für ein korrektes Grundgerüst gesorgt.

Ein sauberes Grundgerüst

Um einen sauberen Start zu erhalten, müssen die Daten auf Fehler und Vollständigkeit geprüft werden. Im ersten Schritt wird also überprüft, ob die Daten korrekt geschrieben sind, Leerzeichen korrekt gesetzt sind und keine Buchstaben fehlen. Danach wird die Korrektheit der Daten überprüft. Beispielsweise muss der Ort der Gemeinschaft umbenannt werden, weil dieser veraltet ist. Im Nachgang geht man weiter ins Detail und sorgt dafür, dass die Informationen der Daten kohärent sind. Nun folgt der Feinschliff und die Daten werden bereichert.

Nachdem das Grundgerüst steht, muss man ins eingemachte gehen. Wird beispielsweise postalisch ein Newsletter versandt muss geprüft werden, ob die Formatierung der Adresse für Ausländische Adressen korrekt ist, denn jedes Land hat seine eigenen Regelungen für die Anordnung der Daten. Bei falscher Anordnung muss man damit rechnen, dass der ganze Schwung an Sendungen wieder zurück kommt. Das ist äußerst ärgerlich, da wir so Mehrkosten haben und die Arbeit um die Formatierung zu korrigieren.

Auch der Ausschluss von Duplikaten muss ausgeschlossen werden. So verhindert man, dass ein Datensatz vermehrt genutzt wird. Die Ressourcen sollen komplett ausgenutzt werden und nicht verschwendet werden. Ebenso möchte ein potenzieller Kunde nicht mit Newslettern bombardiert werden. Dies würde einen negativen Eindruck hinterlassen und das wollen wir verhindern.

Eine saubere Datenbank ist also unabdingbar. Da man grundsätzlich wenig Lust zu so einer mühsamen Aufgabe hat, kann man sich zurück lehnen und einen Drittanbieter nutzen. Der weitere Vorteil für die Nutzung eines Drittanbieters ist auch, dass man eine gewisse Sicherheit hat. Es gibt aber auch viele Tools die einen bei der Validierung unterstützen.

Der richtige Zeitpunkt der Adressvalidierung

Adressen sind eines der wichtigsten Elemente in einem ERP-System. Sie sind zentrales Element und dienen für alle Transaktionen. Diese Adressen werden häufig als primärer Schlüssel einer Datenbank geführt und dienen als Quelle für viele Daten, die in der ERP-Software verwendet werden. Dadurch, dass die Adressen für alle anderen Daten in den ERP-Systemen verwendet werden, können sie als Quelle für eine große Anzahl von Fehlern dienen, und das kann zu Problemen und Datenverlust führen. In der Praxis können Adressfehler einige Probleme in ERP-Systemen verursachen:

Erstellen von Daten, die nicht stimmen und somit Fehlinformationen führen

Die Veränderung der Wahrheit durch den Eintrag falscher Datensätze

Die Erstellung von nachprüfbaren Datensätzen, die nicht unter die geltenden Richtlinien fallen.

Manche dieser Probleme werden ohne Adressvalidierung auch auftreten. Die meisten dieser Fehler sind jedoch darauf zurückzuführen, dass die Adresse als Schlüssel für viele andere Information gilt. Zum Beispiel kann bei den Bewerbungsunterlagen ein Name und Vorname ausgelassen werden. Dadurch kann es zu Problemen mit dem Rekrutierungssystem kommen, weil der Name und

Warum sollte man seine Adressen validieren?

Kontaktformulare sind dazu gedacht, möglichst viele Informationen aus Ihren Besuchern zu bekommen. Sobald ihnen die Angaben nicht mehr zugänglich sind, kann es leicht passieren, dass sie Ihr Formular nicht ausfüllen oder gar abbrechen. Mit unserem MailValidator können Sie bereits vor dem Versand der E-Mail die Adressdaten prüfen und somit eine höhere Erfolgswahrscheinlichkeit erzielen.

Kontaktformulare sind dazu gedacht, möglichst viele Informationen aus Ihren Besuchern zu bekommen. Sobald ihnen die Angaben nicht mehr zugänglich sind, kann es leicht passieren, dass

Welche Vorteile hat es, eine Adressvalidierung auf einer Datenbank-Ebene durchzuführen?

Für Unternehmen ist es einfacher, vertrauenswürdige Kunden zu identifizieren. Einmal validiert, können Sie diese Daten in Ihrem CRM-System speichern – und beispielsweise für den Versand von Angeboten oder Newsletter an die betreffenden Personen vorbereitet werden. Auch wenn sich die Datenausgangslage in der Vergangenheit verändert hat und sich somit neue Anforderungsprofile ergeben haben, bleibt die Validierung unverzichtbar.

Eine Adressvalidierung erfolgt auf verschiedene Arten: Entweder Sie machen ein Abgleich mit dem Katasteramt (also dem Grundbuch) oder mit einem anderen öffentlich zugänglichen Register (beispielsweise der Einkommenssteuer). Oftmals ist es auch möglich, die Daten der eigenen Kundendatenbank zu vereinen und die zusammengeführten Datensätze mit den öffentlichen Registerdaten abzugleichen.

Welche Vorteile hat es, Adressvalidierung auf einer Mail-Ebene durchzuführen?

In den meisten Fällen wird die Anmeldung über ein Formular abgeschlossen, was sich als nicht besonders effizient erwiesen hat. Jeder User muss seine E-Mail-Adresse und andere Daten eingeben, um an seinen Zugang zu gelangen. Daher ist es in vielerlei Hinsicht das Beste, wenn die Adressvalidierung zumindest auf der Mail-Ebene stattfindet. Das bedeutet vor allem für Sie den Vorteil, dass Ihre Kundendaten von Anfang an richtig gespeichert werden – mit all diesem Vorteil im Nachhinein!

Welche Rolle spielt Data Quality beim Thema Adressvalidierung?

Data Quality sollte immer im Hinterkopf bleiben – insbesondere bei der Adressvalidierung: Es kann schnell passieren, dass eine Adresse fehlerhaft gespeichert wird, weil sie nicht richtig gelesen wurde. Um dies zu verhindern, sollte der User überprüfen bzw. kontrollieren können, ob die gespeicherte Adresse auch tatsächlich seine ist und alle Datensätze in Einklang mit den eigenen Anforderungen sein müssen.

Welche Kostenvorteile hat die Adressvalidierung?

Kein Unternehmen möchte unnötige Kosten oder Zeit verlieren – und das schon gar nicht aufgrund von Fehlern bei der Speicherung von Kundendaten! Wenn Sie Ihre Kundendaten automatisch validieren lassen, reduzieren Sie zudem Ihre IT-Ausgaben und sparen Zeit für andere Aufgabengebiete.

Welche Möglichkeiten bietet die Adressvalidierung?

Es gibt zahlreiche Validierungsverfahren: Während einige auf externen Datenquellen basieren, können andere nur innerhalb der Plattform ausgeführt werden. Auch für jedes Datensatz-Format und für jede Art von Mail-Adresse gibt es spezielle Validierungsverfahren – denn die jeweiligen Voraussetzungen sind unterschiedlich! Deswegen informieren Sie sich über die verschiedensten Möglichkeiten, um so das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.

Ein Adressvalidierungsdienst

Die Möglichkeit, einen Drittanbieter-Adressvalidierungsdienst zu nutzen ist unfassbar wertvoll. Die Adressvalidierung ist ein immenser Zeitaufwand. Ein Drittanbieter-Adressvalidierungsdienst ist ein Dienst, der eine private Postadresse verifiziert, indem er prüft, ob die Adresse existiert und ob sie für den Versand und Empfang von Post aktiv ist. Diese Art von Dienst prüft auch, ob die Post an die angebotene Adresse zugestellt werden kann.

Einer der Gründe für die Verwendung eines Drittanbieter-Adressvalidierungsdienstes ist, dass er für beide Parteien ein gewisses Maß an Sicherheit bietet. Das ist wichtig, weil es auch Betrüger gibt, die Einzelpersonen und Unternehmen ausnutzen können. Der Drittanbieter-Adressvalidierungsdienst hat ein Sicherheitsniveau, das zum Schutz des Kunden beiträgt. Wenn es Probleme mit den bereitgestellten Informationen gibt, wird dies dem Kunden sofort zur Kenntnis gebracht.

Ein Drittanbieter-Adressvalidierungsdienst sollte von Unternehmen und Einzelpersonen genutzt werden, die Mailinglisten haben und auch Produkte online verkaufen. Er hilft ihnen, sicherzustellen, dass sie keine Zeit mit dem Versuch verschwenden, Post an Adressen zuzustellen, die nicht existieren oder keine Post empfangen können. Der Dienst kann auch dabei helfen, frühere Adressen zu finden, an denen der Kunde gelebt hat. Dies kann dann bei der Pflege genauer Aufzeichnungen für Kunden helfen, die den Arbeitsplatz gewechselt haben oder kürzlich umgezogen sind, ohne eine Nachsendeadresse anzugeben. Etwaige postalische Fehler können dann leicht zurückverfolgt werden, um herauszufinden, ob sie bei der Post aufgetreten sind oder ob sie überhaupt von irgendwoher falsch verschickt wurden.

Der erste Drittanbieter-Adressvalidierungsdienst

Ein Drittanbieter-Adressvalidierungsdienst wurde erstmals in den 1960er Jahren von R.L. Polk & Company kommerziell angeboten, die Daten des U.S. Postal Service nutzten, um Adressen für kostenpflichtige Abonnentenunternehmen wie Finanzinstitute und Kreditunternehmen zu verifizieren. Im Jahr 1968 begann TCPA, ähnliche Dienste für Privatkunden anzubieten, die Zugang zu seiner Datenbank mit über 100 Millionen Datensätzen wünschten, die aus der „Nationwide Change of Address“ (NCOA)-Datenbank der Post zusammengestellt worden waren, damals bekannt als „Operation Correction“. Dies wurde als „Reverse NCOA“ bekannt, im Gegensatz zum regulären NCOA-Programm des USPS, das Adressänderungsaufträge generiert, wenn eine Person umzieht, ohne die Adresse weiterzuleiten.

Unternehmen sind in der Lage, eine akkurate Mailingliste durch einen Drittanbieter-Adressvalidierungsdienst zu pflegen. Eine Adressprüfung durch einen Drittanbieter liefert dem Unternehmen Informationen über die Gültigkeit der Adressen auf seiner Liste sowie eine Karte, die zeigt, wie weit jede Adresse vom Hauptsitz des Unternehmens entfernt ist. Diese Art von Service kann sicherstellen, dass alle Postsendungen effizient und wirtschaftlich sinnvoll sind. Er hilft auch dabei, Bestellungen im Auge zu behalten, die möglicherweise falsch verschickt wurden, als sie ursprünglich versehentlich in das System des Unternehmens eingegeben wurden.

Fakten zum Thema Adressvalidierung

Sollte ich meine Adressdatenbank online validieren lassen oder sollte ich mir lieber einen Anbieter für die Adressvalidierung in meiner Nähe aussuchen? Welche Vor -und Nachteile habe ich eigentlich?

Eine Online-Adressvalidierung sorgt dafür, dass die Datenbank stets aktuell ist. Darüber hinaus können Sie Ihre Adressdatenbank in jedem beliebigen Zeitpunkt mit neuen Informationen erweitern.

Zur Zeit ist die beste Wahl, einen Anbieter für Adressvalidierung in deiner Nähe in deiner Umgebung zu finden. Denn die Unternehmen, die eine Online-Adressvalidierung anbieten, benötigen oft längere Zeit bis zur Prüfung der Adressdatenbank. Bei der direkten Adressvalidierung in deiner Nähe ist diese Prüfung bereits geschehen und du kannst sofort weitermachen.

Welche Nachteile habe ich, wenn ich für die Validierung meiner Adressen einen Onlineanbieter nutze?

Es ist so, dass es mit der Zeit zu einer Abhängigkeit von den Online-Anbietern kommen kann. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich stets mit mehreren Anbietern zu befassen. Auch die Wahl des Adressenservice-Anbieters sollte sorgsam getroffen werden.

Die Nachteile liegen in der hohen Gebühr für die Nutzung des Dienstes. Diese ist oftmals um ein Vielfaches höher, als die Gebühr, die Sie wahrscheinlich bei Ihrem Postamt zahlen müssten. Die genaue Höhe der Gebühr kann von Online-Anbieter zu Online-Anbieter variieren.

Welche Vorteile habe ich, wenn ich für die Validierung meiner Adressen einen Onlineanbieter nutze?

Der Vorteil eines Onlineanbieters ist, dass die Daten (für die Validierung) viel schneller zur Verfügung stehen. Außerdem können Sie als Firma mit dem Onlineanbieter direkt Kontakt aufnehmen, um eine Validierung beantragen. Ein Onlineanbieter erhebt keine gebührenpflichtigen Dienstleistungen. Die Adressen werden von einem Mitarbeiter bearbeitet und anschließend an Sie zurückgeschickt. Die Bearbeitungsdauer hängt von der Zahl Ihrer Adressen und der Wartezeit ab, die Sie bereit sind aufzugeben.

Kann ich Adressdaten von meinem E-Mail-Programm importieren?

Jeder Onlineanbieter unterscheidet sich hier in der Funktion. Aber grundsätzlich ist das Importieren von Adressdaten sehr möglich. Meistens wird es aber nicht ganz so einfach funktionieren und Sie müssen selbst an den Programmcode herangehen.

Welche Vorteile habe ich wenn ich einen Anbieter für die Adressvalidierung nutze, der im selben Ort wie ich ist?

Wenn Sie einen Anbieter für die Adressvalidierung nutzen, der im selben Ort ist wie Sie, ersparen Sie sich den Weg zum Postamt. Außerdem sind die Mitarbeiter des Postamtes in der gleichen Zeitzone wie Sie und können Ihre Sendungen mit ihrer Arbeit am nächsten Tag bereits am Vormittag erledigen.

Welche Nachteile habe ich, wenn ich für die Validierung meiner Adressen einen Anbieter anwähle, der im selben Ort ist wie ich?

Die Nachteile sind, dass Sie keine Online-Abfrage nutzen können. Diese Angelegenheit müssen Sie mit dem Postamt in Ihrer Gegend besprechen. Außerdem empfiehlt es sich, einen Abstand von 3 Tagen zwischen den Datensätzen zu lassen. Nur so kann man sichergehen, dass sämtliche Informationen auch wirklich aktuell und richtig sind.

Was kann ich tun, wenn der Anbieter für Adressvalidierung meine Datenbank nicht rechtzeitig validiert hat? Kann ich ihn dann für etwaige Mehrkosten haftbar machen?

Diese Frage ist nicht ganz einfach zu beantworten. Dennoch können wir Ihnen versichern, dass Sie für etwaige Mehrkosten nicht haftbar gemacht werden können, solange der Anbieter seine Pflicht zur Adressvalidierung erfüllt.

Wie sollte ich mit meinem Kunden umgehen, wenn dieser von mir eine Adresse anfragt und ich die Validierung der Datenbank noch nicht beauftragt habe?

Im Normalfall sollten Sie den Kunden bitten, sich bereits umgehend an den Anbieter für Adressvalidierung zu wenden.

Was ist eine Echtzeit Adressvalidierung?

Heute möchte ich auf die Frage „Was ist eine Echtzeit Adressvalidierung?“ eingehen. Fangen wir doch am besten mit der Antwort an 🙂

Eine Echtzeit Adressvalidierung ist die automatische Prüfung, ob eine E-Mail Adresse (z.B. deine) zum Zeitpunkt des Versands tatsächlich existiert. Wenn du bei unseren E-Mails keinen Spamfilter verwendest, wird dein Name geprüft und dann beim Versand mit der echten Adresse verglichen. Ansonsten wird die Nachricht an den Absender zurückgesendet und kann nicht versendet werden.

Die Validierung wird in jeder dieser Mails erneut durchgeführt. Die neueste Email-Adresse wird als „Registrierte“ belassen und steht für weitere E-Mails zur Verfügung, bis sich der Nutzer nicht selbst aus dem System entfernt oder eine neue Adresse hinterlegt hat.

Die Echtzeit Adressvalidierung gibt es in unterschiedlichen Modi:

Zustellung: Bei dieser Validierung wird in jeder Mail die aktuelle Adresse in den Spamfilter der Empfänger-Mailbox eingetragen. Die E-Mails werden dann automatisch gelesen und als Spam markiert, wenn sie keine Zustellung erhalten. Dasselbe gilt für deinen Name im Display des Empfängers. Er kann den Eindruck haben, du seist ein Bot und schließt sich dem Kreis derjenigen an, die nie deine E-Mails lesen.

Anmeldebestätigung: Bei dieser Validierung wird eine Anmeldebestätigung versendet. Der Benutzer zur Bestätigung seiner Person bekt dabei lediglich die Info, daß „eine neue Nachricht von Dir eingegangen ist“. Er erhält somit die Möglichkeit, sich zu vergewissern, daß diese Nachricht tatsächlich von dir stammt.

Bedienung: Bei dieser Validierung wird das Verhalten des Benutzers beobachtet und dann gegebenenfalls als Spam klassifiziert.

Option: Bei der Option „Nur Anmeldebestätigung“ wird lediglich eine Anmeldebestätigung versendet und nicht die Zustellung der E-Mail. Diese Option ist für den Fall gedacht, daß Du kein Spamfilter einsetzt und keinen Wert auf deinen Namen im Empfängerdisplay legst. Die Anmeldebestätigung enthält aber alle Informationen, die sonst mit dem Versand einer E-Mail verbunden sind: Deinen Namen, deine Adresse (nicht deine echte), Thema, Absender und den verlinkten Text.

Ausgabe: Bei dieser Validierung wird lediglich das Ergebnis der Adressvalidierung angezeigt (z.B. „Deine E-Mail ist positiv validiert worden“), ohne dass eine Bestätigung versendet wird. Die Anzeige der Validierung kann von jeder Seite der Webpräsenz aus erfolgen. Durch die Ausgabe des Ergebnisses erreichst Du einen guten Kontakt zum Benutzer, da er sehen kann, daß seine Adresse vor dem Versand geprüft worden ist und ihn nicht glauben läßt, daß sein Name im Display des Empfängers falsch sein könnte.

Fazit: Abhängig von deinem Kontext kannst du dich für jede dieser Optionen entscheiden oder einen Mix aus mehreren Möglichkeiten wählen. Deine Entscheidung hängt dabei von der Qualität deiner Beziehung zum Empfänger ab und auch vom Wert, den du dem Image des Mail-Providers beimisst. Die Echtzeit Adressvalidierung ist nicht immer notwendig und wird daher vorläufig nicht als Standardeinstellung angeboten.

Posts navigation

1 2
Scroll to top